Làm sự kiện thời ‘bình thường mới’ có gì mới?

Ngành công nghiệp sự kiện đang từng bước đứng dậy sau khủng hoảng và tìm cho mình những lối đi mới, trong đó có thể kể đến mô hình sự kiện tích hợp tương tác ảo song song với sự kiện trực tiếp, được gọi là Hybrid Event – Sự kiện “lai” giữa trực tuyến và trực tiếp.

Ngành sự kiện sẽ thay đổi như thế nào?

Nếu như trước đây, các sự kiện có yếu tố online là một trong những vấn đề đau đầu của các nhà tổ chức sự kiện khi vừa phức tạp lại vừa bị coi là mất thời gian, thì ở hiện tại, mọi thứ đã thay đổi. Nền tảng online giờ đây trở thành một trong những yếu tố nổi bật quan trọng của ngành sự kiện, ít nhất là đối với nửa cuối của năm 2020.

Tuy nhiên, vẫn còn rất nhiều dấu hỏi được đặt ra khi đề cập tới những thay đổi cụ thể trong phương thức tổ chức các sự kiện kết hợp online & offline như thế nào. Cùng TG tìm hiểu trong bài viết dưới đây để có được cái nhìn toàn cảnh và rõ nét hơn về hình thức tổ chức sự kiện này nhé!

8 thay đổi đầu tiên có thể thấy:

1. Nhiều chương trình theo ‘format’ truyền hình, ít các buổi hội nghị

Tạm quên đi các sự kiện trực tuyến mà bạn đã từng tham gia trước khi cuộc khủng hoảng COVID-19 diễn ra. Các yêu cầu nghiêm ngặt về việc đảm bảo an toàn khi tổ chức sự kiện đã khiến cho việc tận dụng toàn bộ không gian sự kiện gần như là điều không thể. Chính vì vậy, để tránh lãng phí, những gì chúng ta có thể làm là chuyển dần format các sự kiện sang dạng nửa trực tuyến tương tự như các chương trình truyền hình: diễn giả hoặc người biểu diễn trực tuyến, một nhóm khán giả có mặt thực tế kết hợp cùng một hệ thống công nghệ mạnh mẽ để thu hút người xem trực tuyến.

2. Những “sảnh sự kiện” công nghệ cao

Cũng chính vì lí do trên mà yếu tố về địa điểm không còn là then chốt đối với các nhà tổ chức sự kiện. Dù các phòng họp và sảnh lớn có thể giúp khách mời giữ được khoảng cách với nhau, tuy nhiên, công nghệ và hệ thống mạng đủ mạnh mới chính là chìa khoá cho một sự kiện thành công.

3. Ngân sách lớn hơn cho AV so với F&B

Các sự kiện tương lai sẽ định hình lại cho chúng ta những nhóm đối tác mới. Theo đó, các nhóm cung cấp hệ thống âm thanh, ánh sáng (AV) có thể cung cấp dịch vụ này cho cả các sự kiện trực tuyến, từ đó định hình lại thị trường AV hiện tại. Ngược lại, các dịch vụ cung cấp thực phẩm tại sự kiện (F&B) có thể sẽ gặp khó khăn bởi những sự kiện kết hợp kiểu này thường hạn chế phục vụ thực phẩm. Ngoài ra, mảng công nghệ cũng sẽ nhận được nhiều cơ hội đầu tư mạnh mẽ hơn từ ngành tổ chức sự kiện.

4. Công nghệ sự kiện trực tuyến (Live Event Tech) sẽ lên ngôi

Các nền tảng sự kiện ảo 100% hiện đang phát triển theo cấp số nhân. Tuy nhiên, các sự kiện kết hợp online & offline song song sẽ yêu cầu khán giả trực tuyến có thể tương tác kịp thời với khán giả trực tiếp có mặt tại sự kiện. Trải nghiệm này sẽ cần được phối hợp thực hiện đồng thời ở cả hai môi trường. Vì vậy, các công ty chuyên tổ chức các sự kiện trực tuyến sẽ có lợi thế cạnh tranh tốt hơn khi đã hiểu rất rõ về cách mà công chúng trên nền tảng online và offline sẽ tương tác với nhau hiệu quả nhất.

Tuy nhiên, trên thực tế, tất cả những công ty nào đủ nhạy bén và linh hoạt để nắm bắt được nhu cầu của thị trường (insights) thì doanh nghiệp đó sẽ giành chiến thắng.

5. Thay đổi lại nội dung của các sự kiện

Nhà tổ chức sự kiện không thể lên nội dung cho một chương trình kết hợp online & offline giống như nội dung của một chương trình trực tuyến hoặc trực tiếp đơn thuần. Kịch bản và nội dung cần có sự kết hợp của cả hai nền tảng. Ngoài ra, thời gian chú ý cực ngắn của khán giá trên nền tảng online cũng là yếu tố mà bạn cần lưu ý.

Cần cắt bỏ bớt những phiên họp, những màn diễn thuyết kéo dài tới 1 giờ đồng hồ. Nội dung chương trình cần cô đọng, súc tích, tập trung, mang tính tương tác cao, vừa kích thích người tham dự đóng góp, vừa nghiêm túc và cung cấp đúng – đủ những kiến thức mà người tham dự cần.

6. Thiết lập lại các công cụ hỗ trợ tương tác

Các công cụ được sử dụng để kích thích tương tác trực tuyến sẽ cần được áp dụng và triển khai nhiều hơn dành cho khán giả trực tuyến. Các ứng dụng di động sẽ đóng vai trò là cầu nối giữa khán giả có mặt tại sự kiện và lượng khán giả “ảo” trên nền tảng online, giúp họ dễ dàng tương tác với nội dung chương trình, đồng thời kết nối hai luồng khán giả mà không gặp phải bất cứ rào cản nào.

7. Việc diễn thuyết sẽ chủ yếu diễn ra trực tiếp

Như đã nói ở ý đầu tiên, nếu như ngành sự kiện đang có xu hướng chuyển dịch sang mô hình của các show truyền hình, thì các diễn giả tốt nhất nên có mặt trực tiếp để “ghi hình”. Điều này tất nhiên cũng sẽ đặt ra câu hỏi đối với những người đang hạn chế hoặc không thể di chuyển. Trong trường hợp bất khả kháng, diễn giả vẫn có thể tham dự bằng cách tham gia sự kiện ngay trên nền tảng online và tương tác trực tuyến với những người tham dự.

8. Người điều hành (Mod) là yếu tố then chốt quyết định thành công

Truyền tải tiếng nói của khán giả trực tuyến có lẽ là một trong số những hạn chế của các sự kiện online từ trước tới nay. Trong một sự kiện kết hợp giữa online & offline, những người điều hành có khả năng kết nối cả khán giả trực tuyến và trực tiếp với nhau sẽ là yếu tố giúp đảm bảo không có bất cứ sự “thiên vị” nào nghiêng về một phía (thường là khán giả trực tiếp). Trên thực tế, phần trực tuyến trong hầu hết các trường hợp sẽ là phần quan trọng nhất đối với những người tham dự (bởi số lượng khán giả rất đông và đa dạng), vì thế, mọi nội dung cần được trình bày một cách chính xác. Bên cạnh đó, nếu như có một người tập trung phụ trách riêng phần đọc các bình luận hoặc câu hỏi trên mạng xã hội từ khán giả cũng sẽ một cách hữu ích để thu hút và giữ chân người tham dự trực tuyến.

♣♣♣

Các chuyên gia sự kiện nói rằng tương lai của các sự kiện là các sự kiện có kết hợp cả yếu tố trực tiếp lẫn trực tuyến. Tuy nhiên, nhiều người vẫn còn ngập ngừng khi hình dung về những sự kiện này.

Có một điều chắc chắn rằng công nghệ sẽ là chìa khoá để nâng tầm trải nghiệm trực tuyến và ngoại tuyến mà không hề có sự phân biệt giữa hai bên. Các nhà tổ chức sự kiện cũng đang bắt đầu quá trình học hỏi lại từ đầu.

Trong bối cảnh yêu cầu thay đổi và liên tục thích nghi, chúng ta cần tập trung vào những gì có thể kiểm soát được: đó có thể là kiến thức của bản thân về các nền tảng “ảo” và bắt đầu dự đoán cách mà mình có thể sử dụng và vận hành chúng ngay khi cuộc sống trở về với thời kỳ ‘bình thường mới’.

Mã Phúc Quỳnh
PR & Communication Excecutive , TG Brand Development